Es kommt dir so vor als ob dir täglich Zeit flöten geht. Dir irgendjemand immer Zeit von deinen 24h am Tag klaut? Du super viel Zeit in Instagram und Co. investierst, aber kaum was bei rumkommt?
Dann weißt du wahrscheinlich nicht, wie viel Zeit du täglich in dein Business steckst.
Ganz ehrlich, als ich mit dem Tracking angefangen habe, war ich auch zu nächst schockiert, denn es ist weit mehr als man meint. Aber genau das hat mich noch effizienter werden lassen. Denn es hat mir erlaubt auch mal 5e gerade sein zulassen. (Mal etwas Dialekt, richtig ungewohnt von mir 😉)
Wie kannst du deine Zeit tracken?
Hol dir dafür erstmal ein Tool. Ich empfehle dir Toggl Track, das hat eine umfangreiche Free-Version und ist kinderleicht zu bedienen.
Egal ob du dein Geld mit Coaching, Online Kursen oder Freelance verdienst. Das Tool passt für alles!
Vergiss bitte eine Excel-Lösung! Wenn es nicht ohne großen Aufwand geht, wird sich diese neue Routine bei dir nicht durchsetzen!
So richtest du Toggl track ein
Account erstellen
Erstell dir zunächst mal einen Account auf der Homepage von Toggl. Klicke dazu rechts oben auf „Try it for free“.
Nach dem Login siehst du direkt deine Woche als Timesheet und kannst mit dem erfassen loslegen.
Ich empfehle dir jedoch zuerst einmal mit den Einstellungen zu beginnen, die findest du unten links.
Dort kannst du den Namen deines Workspace ändern und deine Stundenraten einstellen.
Projekte anlegen
Als nächstes legen wir deine Projekte fest. Ich arbeite z. B. mit den Projekten
- Marketing
- Website
- Produkt(erstelllung)
- Freelance
- Administration
Für ein neues Projekt klicke rechts oben auf „+ new project“.
Du kannst jetzt einen Namen, eine Farbe und einen Kunden vergeben. Wenn du das ganze auf nicht privat stellst, können auch andere Mitarbeiter deines Workspace auf diesen Account buchen. Z. B. wenn du mit einer VA zusammenarbeitest.
In der Pro-Version kannst du zusätzlich die Billing-Rate auswählen. Das bietet sich vor allem für Freelancer an.
Du kannst das gerne auch noch detaillierter aufbauen.
Bei Toggl kannst du jeden Zeiteintrag mit einem Projekt, einer Beschreibung und einem Tag versehen.
Für richtig gute Analysen kannst du z. B. so vorgehen
Beschreibung: Story
Projekt: Marketing
Tag: Instagram
Tracke deine Zeit
Damit du deine Zeit gleich erfassen kannst, wenn du mit der Arbeit beginnst, musst du dir unbedingt die Toggl Erweiterung für Chrome installieren.
Damit kannst du einfach auf den Button in deinem Browser klicken und die Zeit läuft.
Natürlich kannst du auch nachträglich Zeit im Timesheet hinzufügen oder umsortieren.
Markiere dafür einfach einen Bereich und ordne ihn einem Projekt zu.
Komm in die Umsetzung
Besonders cool finde ich die Toggl App. Dort kannst du nicht nur deine Zeit eintragen und nachsehen, sondern auch die Integrierte Pomodoro Funktion nutzen.
Mit dieser Methode kommst du schnell in die Umsetzung, auch wenn du gerade mit Aufschieberitis zu kämpfen hast.
Werte regelmäßig aus
Damit du jetzt aber deine Zeitfresser findest, solltest du unbedingt regelmäßig auswerten. Unter dem Reiter „Reports“ findest du all deine erfassten Stunden und kannst sie nach Projekt, Kunde, Tag oder Beschreibung gruppieren.
Natürlich kannst du das ganze auch als CSV Datei herunterladen und noch fundierter analysieren.
Setze am besten immer dein Stundeninvest mit dem Ergebnis z. B. neue Follower, Reichweite oder Umsatz ins Verhältnis.
Bedenke, dass auch deine Stunden für Marketing und Administration bezahlt werden müssen, wenn du deine Preise machst.
Was bringt dir das Tracking
Mit dem Tracking deiner Zeit kannst du nicht nur dein tatsächliches Zeitinvestment in dein Business sehen, sondern du erkennst auch, ob sich manche Aufgaben lohnen. So kannst du leichter entscheiden, was du auslagerst oder wo es sich lohnt, Hilfe ins Boot zu holen.
Was ich aber besonders entspannend am Zeittracking finde: Ich kann auch einfach mal den Laptop zuklappen. Oft haben wir das Gefühl noch nicht genügend getan zu haben. Weil wir uns der Stunden nicht bewusst sind. Wenn ich aber sehe ich habe x Stunden heute oder die Woche schon damit verbracht, fällt es mir leichter eine Pause einzulegen. Das ist natürlich immer Typ-Sache.
Was ich übrigens auch mache: ich trage meine Me-Time und Sport ein. Denn hierfür habe ich mir Verhältnis-Ziele gesetzt. Du kannst nicht immer alle Energie in dein Business investierten, du musst auch etwas dafür tun, damit sich deine Batterien wieder füllen.
Also worauf wartest du? Starte jetzt mit dem Tracking 😊
Schreib mir gerne auf Instagram, wie dir Toggl gefällt.
Sichere dir jetzt meine Vorlage für Notion und bringe heute noch Struktur in deine To-Dos und komme in die Umsetzung
